Ruturas de stock: o que são e como evitar?

Gerir e manter o bom funcionamento de uma cadeia de abastecimento é um exercício complexo, que implica a coordenação das operações de um conjunto alargado de atores – entre clientes, fornecedores, armazenistas e transportadores. Por isso, durante a gestão das diversas etapas podem ocorrer inúmeros problemas. Mas as ruturas de stock estão entre as falhas mais preocupantes e com efeitos mais nocivos na atividade da empresa. Descubra porquê.

Ruturas de stock: significado e principais causas

As ruturas de stock acontecem quando um cliente faz o pedido de compra de um determinado produto e a empresa não tem essa mercadoria disponível, na quantidade necessária, nos seus armazéns.

Dessa forma, a organização vê-se impedida de satisfazer um pedido do cliente. Quando isso acontece, perde-se uma venda, mas corre-se ainda o risco de perder um cliente. Afinal, na impossibilidade de poder comprar o produto numa empresa (por falta de stock), o cliente vai dirigir-se a uma concorrente. Os danos são financeiros e também reputacionais.

Mas não só. As ruturas de stock têm potencial para perturbar o funcionamento de toda uma empresa e da sua supply chain. Durante a pandemia, por exemplo, empresas de alguns setores de atividade (como o automóvel e a indústria dos equipamentos eletrónicos) tiveram de parar a sua produção devido à falta de peças – nomeadamente de semicondutores. O exemplo mostra como a rutura de stocks tem poder para paralisar toda uma indústria.

Embora algumas das causas que desencadeiam este problema possam escapar ao controlo das organizações, existem outras que têm origem interna nos processos das empresas. Como tal, podem ser atempadamente acauteladas.

Entre as situações que frequentemente contribuem para as ruturas de stock encontramos as seguintes:

Aumentos inesperados da procura

Ao longo do ano, a procura dos produtos numa organização pode flutuar entre períodos com menor procura e picos de procura elevada (como o Natal ou a Black Friday). Essas flutuações devem ser devidamente preparadas, uma vez que são expectáveis.

No entanto, por vezes, as empresas são confrontadas com aumentos súbitos da procura de um bem. Por exemplo, devido a uma mudança do mercado ou a fenómenos sociais. Foi o caso da corrida à compra de máscaras e álcool-gel no início da pandemia, cujo aumento súbito gerou ruturas de stock generalizadas.

Erros na previsão da procura

As cadeias de abastecimento são cada vez mais complexas e longínquas. Considerando este contexto, as empresas têm, por vezes, de encomendar mercadorias junto dos seus fornecedores com meses de antecedência. Só assim podem garantir a disponibilidade de stocks na quantidade certa e no tempo certo.

As equipas devem, portanto, fazer um trabalho exigente de demand forecasting para estimarem como será a procura futura. Para isso, devem analisar e cruzar vários dados, como o histórico de vendas.

Uma falha neste processo pode dar origem a dois problemas. Ou a empresa subestima os níveis de procura e, como consequência, não tem stock disponível para satisfazer os pedidos dos seus clientes. Ou, pelo contrário, depara-se com um excesso de stock em relação à procura real, o que também representa custos financeiros elevados para as organizações.

Inventários pouco rigorosos

Um inventário pouco controlado – permeável a muitas falhas humanas ou técnicas, sem uma metodologia ou as ferramentas que permitam saber com rigor os produtos e as respetivas quantidades disponíveis, em tempo real, num armazém – abre caminho para o surgimento de problemas relacionados com faltas de stock.

Frequentemente, inventários pouco precisos transmitem às equipas a ideia de que existe um determinado número de unidades disponíveis de um produto, quando, na realidade, o número é muito inferior. Ou então, o produto pode nem sequer estar disponível.

Falhas nos fornecedores e no transporte

Uma falha num fornecedor na entrega de mercadorias e matérias-primas – seja devido a atrasos ou a erros – pode paralisar toda a linha de produção de uma fábrica e criar problemas, como a falta de produtos para os clientes ou atrasos nas entregas.

Como evitar ruturas de stocks: quatro passos a reter

O planeamento das operações, o recurso à tecnologia adequada, a adoção de metodologias eficazes na gestão de inventários são cuidados essenciais para uma organização conseguir evitar a falta de disponibilidade de produtos.

Escolha o método de gestão de inventários mais adequado à sua organização

Existem diversas metodologias que podem ser aplicadas à gestão e ao controlo dos inventários. Por exemplo, através da Curva ABC, uma organização consegue saber quais são os produtos mais relevantes para o negócio. Desse modo, pode concentrar os seus esforços e a sua atenção no controlo das quantidades disponíveis destes produtos, assegurando que não existem ruturas.

Outros métodos – como o Just in Time e o Cross Docking – são muito utilizados pelas empresas que operam na área do eCommerce, em que há uma grande rotatividade de produtos.

Contudo, como estes métodos implicam menores necessidades de armazenamento e inventários mais reduzidos, as empresas têm de fazer uma gestão muito mais rigorosa e preditiva das suas necessidades. Caso contrário, facilmente podem incorrer em situações de rutura de stocks. Por essa razão, estas metodologias não são ideais para todas as tipologias de negócios.

Apoie-se nos dados para fazer previsões de procura mais rigorosas

A melhor forma de evitar problemas de falta de disponibilidade de produtos é fazendo uma análise preditiva. Assim, é possível perceber, com mais rigor, como será a procura futura. Através da utilização de modelos com base em dados históricos, que são depois tratados com o recurso a tecnologias como big data, é possível projetar e antecipar o comportamento dos consumidores com maior precisão.

Desta forma, torna-se mais fácil fazer o planeamento de compras, definir o stock de segurança e gerir os inventários.

Recorra à tecnologia para automatizar processos de gestão de inventários

A tecnologia, além de proporcionar previsões mais precisas sobre a procura, permite fazer uma melhor monitorização do stock disponível (usando, por exemplo, Radio Frequency Identification – RFDI).

Da mesma forma, através de sistemas de software de gestão de inventários, é possível criar relatórios sobre o desempenho de cada produto do inventário, ou mesmo definir ordens de compra caso o stock de um artigo desça abaixo de um determinado nível.

Melhore a comunicação entre os diferentes departamentos da empresa e também com os seus fornecedores

Falhas de comunicação entre os diversos departamentos de uma empresa estão na origem de muitos problemas relacionados com a gestão dos produtos disponíveis e no processamento de pedidos dos clientes.

Através da adoção de sistemas de software apropriados, é possível centralizar a informação e distribuí-la pelos diversos departamentos e pelas diferentes etapas logísticas, minimizando falhas e facilitando a coordenação de operações. Estes sistemas permitem ainda ver os níveis de inventário disponíveis nos diferentes pontos da empresa, como os armazéns ou as lojas físicas.

Além da comunicação interna, a organização deverá ter uma comunicação próxima e integrada junto dos seus fornecedores e assim antecipar quaisquer problemas que possam surgir durante o processo de compra de matérias-primas e outras mercadorias.

Porque uma boa gestão de inventário implica necessariamente a adoção de uma estratégia de armazenamento otimizada e adequada às necessidades do seu negócio, contacte a Rangel. O Grupo Rangel conta com uma equipa especializada que poderá ajudá-lo a esclarecer quaisquer dúvidas que tenha sobre as soluções logísticas de armazenamento mais indicadas.

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICAS:
AR Racking Storage Solutions, “Stockout in the warehouse: what it is and how to prevent it”. Acedido a 7 de julho de 2022.
https://www.ar-racking.com/en/news-and-blog/
Logistics At MGEPS at UPV, “What is a break in stock or unavailability and how could it affect a company? – Inventory control”. Acedido a 7 de julho de 2022.
https://logisticsmgepsupv.wordpress.com
Status 2, “Roturas de stock: ¿cuáles son sus consecuencias y cómo evitarlas?”. Acedido a 7 de julho de 2022.
https://status2.com/
Mecalux, “Rutura de stock: o que é e como evitar que ocorra?”. Acedido a 7 de julho de 2022. https://www.mecalux.pt/blog