Sabe como preparar a peak season na logística?

Para muitos retalhistas chegou a altura do ano que representa uma parcela relevante das vendas anuais: a chamada peak season. Este período compreende os eventos que vão desde a Black Friday e a Cyber Monday até ao Natal e Fim de Ano. Conheça algumas estratégias essenciais para preparar, de forma bem-sucedida, a peak season na logística.

Peak season na logística: qual a relevância?

Em termos resumidos, a peak season é um período durante o qual as empresas registam um aumento da procura por parte dos consumidores e uma subida das vendas. Ao longo do ano, podem existir vários momentos de picos de vendas, mas a peak season mais relevante – sobretudo para as empresas a operar no eCommerce – é aquela que ocorre no final do ano.

De acordo com algumas estatísticas, as vendas registadas nos meses de novembro e dezembro correspondem a 30% do total de vendas de retalho no mercado norte-americano. Trata-se assim de um sinal a comprovar a relevância deste período para o negócio de muitas empresas, tanto nos Estados Unidos como mundialmente.

Desse modo, é fundamental para as organizações capitalizarem as oportunidades de crescimento de receitas e fidelização de novos clientes que esta fase do ano proporciona. Mas como consegui-lo? Pois bem, o planeamento logístico das operações é o principal trunfo para assegurar que não existem ruturas de stocks, para minimizar erros no processamento dos pedidos, e para evitar disrupções e atrasos nas entregas durante esta fase crítica do ano.

De seguida, apresentamos alguns princípios básicos e transversais para pôr em prática durante esta peak season na logística.

10 conselhos para preparar a peak season na logística

A peak season é uma janela de oportunidade para as empresas, mas é igualmente uma fase desafiante para as organizações. Habituadas a lidar durante o resto do ano com um fluxo de encomendas mais ou menos estável, as organizações deparam-se durante as épocas de picos de vendas com um aumento abrupto de encomendas e uma sobrecarga de volume de trabalho, exigindo uma maior alocação de recursos humanos e técnicos.

De forma que possa assegurar um bom planeamento da peak season na logística, é então fundamental considerar os seguintes aspetos:

1. Fazer uma análise prévia à evolução da procura

Navegar à vista, sem bússolas nem radares, raramente é uma boa solução. Pois bem, o mesmo princípio aplica-se às operações durante a peak season na logística. O primeiro passo para um bom planeamento é aferir como vai evoluir a procura de bens e serviços.

Nesse sentido, é necessário determinar quais os produtos que deverão ser mais procurados pelos clientes e quais as quantidades de stocks necessárias para satisfazer o aumento dos pedidos. Contudo, como fazê-lo? Este exercício nem sempre é fácil de implementar, especialmente no atual contexto.

Na verdade, devido à subida das taxas de juro e à inflação, muitos consumidores estão a fazer compras mais ponderadas e seletivas. No entanto, através da análise do histórico de vendas registadas nos anos anteriores, do recurso a estudos e outlooks setoriais e da utilização de softwares com funções preditivas, é possível traçar uma análise sobre como decorrerá a procura durante a peak season na logística.

2. Reforçar os inventários com antecedência

Tal como o seu negócio se está a preparar para a peak season na logística, também milhões de empresas do mundo inteiro seguem os mesmos passos. Por isso, os fornecedores são assoberbados com um aumento extraordinário de encomendas nos meses que antecedem os picos de vendas. Isto é, as empresas que não planearem os seus stocks com antecedência correm o risco de não encontrarem fornecedores capazes de assegurar os seus pedidos.

O planeamento é igualmente importante para garantir que os stocks chegam ao armazém a tempo da peak season. Mais ainda se precisar de transporte internacional. Afinal, esta época caracteriza-se pelo aumento da procura dos serviços de transporte, podendo refletir-se em tempos de trânsito mais longos, no aumento do congestionamento dos portos e terminais e em taxas de frete marítimo e aéreo mais onerosas.

Desse modo, o planeamento permitirá identificar potenciais riscos, evitar custos acrescidos e prevenir eventuais ruturas de stocks.

3. Recorrer a estratégias para otimizar tempo e espaço no armazém

A capacidade dos armazéns é certamente colocada à prova durante a peak season na logística. Pode inclusive implicar uma reorganização das operações e do próprio layout do armazém para dar resposta ao aumento de pedidos dos clientes. Portanto, deve reavaliar todos os processos em armazém, desde a receção das mercadorias, passando pelas áreas de armazenamento e pelo espaço dedicado à preparação dos pedidos, até à sua expedição.

Ao mesmo tempo, analise estratégias alternativas para otimizar o espaço disponível e o tempo das operações. Por exemplo, o método de cross docking, um sistema no qual os stocks permanecem pouco tempo nos armazéns, sendo rapidamente encaminhados para a fase de expedição.

4. Usar a tecnologia para automatizar e ganhar visibilidade

Seja para controlar os níveis de stocks, assegurar a metodologia de armazenamento mais eficaz, definir estratégias de picking mais céleres, ou para encontrar as melhores rotas de transporte, a tecnologia é decerto o maior aliado das organizações para alcançar o sucesso da peak season na logística. Assim, sistemas como os Warehouse Management Systems – WMS e outros equipamentos inovadores permitem automatizar tarefas, detetar rapidamente eventuais gargalos e obter uma visibilidade e monitorização das operações em tempo real.

5. Testar a capacidade de resposta dos canais online

Outro aspeto crucial é garantir que as plataformas online estão capacitadas para responder aos picos de tráfego. Nesse sentido, teste antecipadamente os sistemas para perceber, entre outros aspetos, se a velocidade de navegação nos canais online não é afetada e consegue proporcionar uma boa experiência de compra aos seus clientes.

6. Reforçar as equipas e formar os colaboradores

Durante a peak season na logística, os colaboradores estão sob uma pressão acrescida. Por conseguinte, para a sua organização conseguir dar resposta aos picos de atividade deverá ter uma equipa devidamente dimensionada e formada. Caso contrário, aumenta a probabilidade de ocorrência de erros e atrasos nos envios.

7. Contar com o apoio de um parceiro logístico

Épocas especiais exigem medidas diferenciadas. Por exemplo, se a sua empresa não tem espaço de armazém suficiente para acomodar o stock da peak season,poderá recorrer temporariamente aos serviços de armazenamento de um parceiro logístico, ou aos serviços de transporte complementares para assegurar que os clientes recebem os seus pedidos sem atrasos.

8. Manter os clientes informados

Os picos de vendas são uma oportunidade única para aumentar as receitas, mas, sobretudo, para angariar novos clientes e fidelizá-los. Por isso, deverá prestar especial atenção aos serviços de apoio ao cliente. Adote uma comunicação transparente, informando-os sobre o processo das entregas e os prazos dos envios e oferecendo diversas modalidades de envio. Evite defraudar as expectativas dos consumidores.

9. Elaborar planos de contingência

Mesmo com planeamento e organização, há eventos imprevistos que ocorrem durante as épocas de picos de vendas e, se não forem atempadamente resolvidos, poderão colocar em causa o sucesso das operações.

A agilidade da organização e a colocação em prática de planos de contingência – por exemplo, recorrer a mais do que uma transportadora para cumprir com os prazos dos envios, ou ter fornecedores alternativos para evitar uma disrupção dos stocks – são essenciais para fazer face a estes imprevistos durante a peak season na logística.

10. Fazer um balanço no fim da peak season na logística

Terminada a peak season na logística, é altura de avaliar os processos logísticos e o funcionamento da supply chain visando identificar os principais pontos de melhoria. Dessa forma, a organização refina as operações e prepara-se já para as próximas peak seasons.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
Forto. “Peak season: how to prepare your logistics for the peak season”. Acedido a 16 de novembro de 2023.
https://forto.com/en/blog/peak-season/
Trax. “Peak season for supply chain”. Acedido a 16 de novembro de 2023.
https://www.traxtech.com/blog/peak-seasons-for-supply-chain
Solistica. “How to manage peaks during high demand seasons in logistics”. Acedido a 16 de novembro de 2023.
https://blog.solistica.com/en/how-to-manage-peaks-during-high-demand-seasons-in-logistics
Mecalux. “How to plan logistical operations in peak season?”. Acedido a 16 de novembro de 2023.
https://www.mecalux.com/blog/logistics-operations-peak-season