Inventário permanente ou intermitente: descubra as diferenças

O que será melhor para uma empresa: adotar um sistema de inventário permanente ou intermitente? A resposta a esta questão depende das características de cada organização. Algumas empresas estão obrigadas a ter um sistema de controlo de inventário permanente. Todavia, outras podem escolher entre um inventário permanente ou intermitente.

O tema é relevante uma vez que a gestão de stocks é, cada vez mais, um fator crítico para o sucesso de uma empresa. Isto porque os inventários podem ter um peso importante no valor total dos ativos de uma organização. Além disso, uma falha no controlo de stocks pode originar ruturas. Em última instância, uma falha nos inventários pode paralisar a atividade de uma empresa e impedi-la de satisfazer os pedidos dos clientes.

Por outro lado, stocks em excesso também constituem uma fonte de problemas. Além do risco de desvalorização dos produtos em stock, há ainda que contabilizar os elevados custos que representam em termos de manutenção e armazenamento.

Para encontrarem a forma mais adequada de monitorizar a quantidade de stock disponível em armazém, as empresas socorrem-se de diversos métodos de controlo de inventários. Entre eles figuram o inventário permanente e o inventário intermitente. Descubra as diferenças.

O que é o inventário permanente?

Trata-se, portanto, de um sistema que permite a uma empresa controlar, em tempo real e em qualquer momento, os stocks disponíveis.

Dessa forma, usando soluções de software específicas, é possível ter um maior controlo do inventário. Além disso, todo o ciclo de vida dos produtos é acompanhado: desde a entrada em armazém até à sua expedição.

Os softwares utilizados nos inventários permanentes permitem às equipas ter acesso a uma série de registos e informações importantes. Por exemplo: quantidade de produtos disponíveis, custo unitário, datas de validade, características dos produtos, dados relevantes sobre faturação, compras e vendas, valor do inventário existente, entre outras informações. Estas soluções podem mesmo alertar as equipas para a necessidade de reforçar os stocks quando os níveis de inventário descem abaixo de um determinado patamar.

Ao utilizarem este sistema de gestão de inventário, as empresas têm apenas de fazer a contagem física dos seus inventários uma vez por ano. O objetivo é garantir que há uma correspondência entre os stocks físicos e os registos contabilísticos.

Entre as principais vantagens que as organizações podem obter com a adoção do sistema de inventário permanente em vez de intermitente, destacam-se as seguintes:

• visão global e em tempo real dos stocks disponíveis e do ciclo de vida dos produtos;
• sistema automatizado que ajuda a uma melhor gestão do tempo da equipa;
• menores probabilidades de erros no controlo dos inventários, uma vez que os processos são automatizados;
• acesso a dados precisos para o apuramento dos balanços contabilísticos das empresas.

Quais as empresas obrigadas a ter inventário permanente?

Para muitas organizações, não é possível optar entre um sistema de inventário permanente ou intermitente. As empresas abrangidas pelo sistema de normalização contabilístico ou pelas normas internacionais de contabilidade adotadas pela União Europeia são obrigadas a implementar sistemas de inventário permanentes. Apenas ficam excluídas desta obrigatoriedade:

• As microentidades que não ultrapassem dois dos três seguintes requisitos:

o   total do balanço: 350 mil euros

o   volume de negócio líquido: 700 mil euros

o   número médio de funcionários: 10

• As empresas de determinados setores de atividade (ex.: agricultura, produção animal, produção florestal, indústria piscatória, entre outras).

Como funciona o inventário intermitente e quais os grandes benefícios deste método?

O inventário intermitente é um método mais simples de controlo dos produtos existentes em armazém quando comparado com o sistema permanente. É usado sobretudo por empresas de menor dimensão, com reduzidos fluxos de stock.

Um dos dados que marca a diferença entre um inventário permanente ou intermitente é a disponibilidade e a atualização dos dados sobre o valor dos stocks. Se no primeiro caso, as empresas têm acesso a essa informação a qualquer momento, no segundo caso, o acesso a esses dados está dependente da periodicidade com que os inventários são atualizados.

De acordo com a informação disponibilizada pela Ordem dos Contabilistas Certificados, “no sistema de inventário intermitente ou periódico, a entidade reconhece a aquisição dos inventários, mas não efetua contabilisticamente o seu controlo pelo movimento contabilístico ao longo do exercício, refletindo-se obrigatoriamente apenas no final do exercício a contagem física, reportada, em regra, a 31 de dezembro”. 

Neste sistema, o controlo dos stocks é feito de forma manual ou com recurso a sistemas informáticos muito simplificados.

Entre os principais benefícios associados ao inventário intermitente sobressaem os seguintes aspetos:

• é um sistema simples de implementar, uma vez que em qualquer altura é possível fazer a contagem manual do inventário;
• não exige investimentos com a aquisição de sistemas de software específicos para o controlo de stocks.

Apesar destas vantagens, o inventário intermitente ou periódico não está isento de riscos. Recorde-se que, neste modelo, há uma maior probabilidade de erros no controlo dos stocks. Desde já porque, muitas vezes, a gestão é feita manualmente (através da contagem física). Depois, porque o controlo dos inventários é feito de forma periódica e não em tempo real.

Inventário permanente ou intermitente: qual a melhor escolha?

Como já foi, entretanto, mencionado, a escolha entre um sistema de inventário permanente ou intermitente depende das características de cada organização.

Empresas de maior dimensão, com grandes fluxos de stocks, têm obrigatoriamente de optar por um modelo de inventário permanente. Aliás, seria impraticável para uma empresa com milhares de referênciase elevada rotatividade de produtos fazer o registo manual dos stocks, seguindo o sistema de inventário intermitente.

Já as empresas de menor dimensão, sobretudo com stocks reduzidos, poderão fazer o controlo manual das suas existências recorrendo ao sistema de inventário intermitente ao invés do sistema de inventário permanente.

De forma resumida, eis as principais diferenças entre os dois modelos:

• No inventário permanente, a contabilização e o rastreamento dos inventários são feitos em tempo real. Por outro lado, no inventário intermitente, os detalhes sobre os movimentos dos inventários são atualizados de forma periódica (ex.: mensal, trimestral, semestral, ou anual).

• O controlo dos stocks no sistema de inventário permanente é feito com recurso a soluções de software que automatizam processos. No inventário intermitente, faz-se uma atualização manual dos registos dos inventários através de contagem física das existências.

Independentemente do modelo escolhido – inventário permanente ou intermitente –, a gestão de inventário implica a adoção de uma estratégia de armazenamento otimizada e adequada às necessidades de cada negócio. Se tem dúvidas sobre este tema, contacte-nos. O Grupo Rangel conta com uma equipa especializada que poderá ajudá-lo a esclarecer quaisquer dúvidas que tenha sobre as soluções logísticas de armazenamento mais indicadas.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
Ordem dos Contabilistas Certificados, “Inventários – Sistema de inventário permanente”. Acedido a 31 de agosto de 2022.
https://www.occ.pt/fotos/editor2/inventarios-dcunhacee_jan2022.pdf
Jasmim, “As diferenças entre o inventário intermitente e o inventário permanente”. Acedido a 31 de agosto de 2022.
https://www.jasminsoftware.pt/blog/inventario-intermitente-e-permanente/
Key Differences, “Difference between perpetual and periodic inventory system”. Acedido a 31 de agosto de 2022.
https://keydifferences.com/difference-between-perpetual-and-periodic-inventory-system.html
Hector, “Should you choose perpetual or periodic inventory for your business?”. Acedido a 31 de agosto de 2022.
https://hectorassetmanager.com/blog/perpetual-intermittent-inventory-business/
Artsoft, “Sistema de inventário permanente ou intermitente?”. Acedido a 31 de agosto de 2022.
https://www.artsoft.pt/blog-gestao/inventario-permanente/