Conheça os principais documentos de transporte de mercadorias

O transporte de mercadorias constitui, sem dúvida, uma etapa crucial para o bom funcionamento das supply chains globais. Portanto, para que as operações nesta fase da cadeia de abastecimento decorram com celeridade, sem atrasos ou incidentes, deve acautelar, por exemplo, a entrega dos documentos de transporte.

Aliás, as empresas precisam de reunir, antecipadamente, esses documentos de transporte, para poderem exportar, desalfandegar e movimentar produtos. Estas formalidades pretendem, então, assegurar o cumprimento das normas do comércio nacional e internacional.

Os documentos de transporte revelam-se, assim, fundamentais. Afinal, a ausência de apenas um documento obrigatório ou a existência de divergências na documentação apresentada às autoridades conduzirá ao pagamento de multas pesadas e à apreensão da mercadoria.

Desse modo, além dos prejuízos financeiros derivados de multas e perdas de produtos, uma inconformidade nos documentos de transporte atrasa as entregas, afetando a reputação da empresa.

13 documentos de transporte a acautelar

Diversas formalidades podem, certamente, revelar-se necessárias no transporte de mercadorias. Os fatores determinantes no apuramento dos documentos de transporte essenciais em cada operação incluem, por exemplo:

• Modalidade de transporte selecionada (transporte rodoviário, aéreo ou marítimo);
• Características específicas dos produtos;
• Requisitos particulares exigidos pelo mercado de destino.

Descubra, então, os documentos de transporte mais usuais:

1. Airway bill (AWB)

Também conhecido como “carta de porte aéreo” ou “guia de remessa aérea”, precisará de airway bill quando o transporte de mercadorias se concretizar por via aérea.

Trata-se, então, de um documento abrangido pela Convenção para a Unificação de Certas Regras Relativas ao Transporte Aéreo Internacional (Convenção de Varsóvia). Em suma, serve como prova do contrato de transporte entre a empresa expedidora e a transportadora aérea.

O agente do transportador emite o airway bill, composto por três originais, um para cada parte envolvida (expedidor, transportador e destinatário). Além disso, poderá solicitar cópias destes documentos de transporte nos aeroportos.

2. Bill of lading (BoL)

Este consiste, sem dúvida, num dos documentos de transporte fulcrais para empresas que lidam com mercadorias movimentadas por via marítima. A transportadora marítima emite, assim, o bill of lading (conhecimento de embarque marítimo), confirmando que recebeu os produtos a bordo do navio e assumindo a responsabilidade pela sua entrega ao destinatário.

Este documento funciona, por exemplo, como um recibo de carga, contendo informações não só sobre os bens, mas também sobre a embarcação e o porto de destino.

Além disso, o bill of lading assume diferentes tipologias, consoante as características específicas do transporte. Quando a transportadora marítima recebe as mercadorias em boas condições, de acordo com as quantidades indicadas, emite um “clean bill of lading”. Por outro lado, caso a carga apresente danos ou inconformidades, emite um “unclean or dirty bill of lading”.

3. Contrato de transporte

Neste documento definem-se, então, os termos e as condições legais do transporte, detalhando os direitos e os deveres das partes (transportadora e empresa expedidora). Por exemplo, aqui detalham-se as responsabilidades da transportadora, caso ocorram danos ou perdas de mercadoria.

Embora o bill of lading e o airway bill constituam documentos de transporte que comprovam também a existência de um pacto entre a empresa expedidora e a transportadora, o contrato de transporte estabelece as condições. Aliás, geralmente, este contract of carriage precede a emissão de outro dos documentos de transporte: o bill of lading.

4. Certificado de origem

Este documento atesta, então, a origem dos produtos a exportar ou a importar. Múltiplos motivos conduzem à necessidade da apresentação de um certificado de origem (certificate of origin).

Caso existam acordos comerciais preferenciais (entre um país extracomunitário e a União Europeia), a empresa pode, assim, obter condições pautais mais favoráveis, reduzindo ou eliminando os direitos aduaneiros na importação. Além disso, o mercado de destino ou o país do importador poderá exigir, legalmente, a apresentação do certificado de origem, entre outros documentos de transporte.

5. Declaração de exportação

A declaração aduaneira de exportação — conhecida também como “declaração eletrónica de exportação”, “declaração de exportação” ou “export declaration” — consiste, inegavelmente, num dos documentos de transporte mais relevantes para as empresas portuguesas exportadoras.

Deve entregá-la em formato eletrónico, através do Sistema de Tratamento Automático da Declaração Aduaneira de Exportação (STADA-Exportação), da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Como os dados destes documentos de transporte se processam eletronicamente e chegam automaticamente ao Fisco, as operações de desalfandegamento tornam-se, decerto, mais céleres.

Entre as informações que constam na declaração de exportação surgem dados como a origem, o valor e os códigos das mercadorias, bem como o país de destino. Como o preenchimento desta declaração pode revelar-se complexo, em caso de dúvidas, consulte as instruções facultadas pela AT.

6. Carta de crédito

Nas operações de exportação e importação, um dos documentos de transporte essenciais consiste na carta de crédito — também conhecida como “crédito documentário de importação ou de exportação” ou “letter of credit”.

Um banco emite, então, este título a pedido do importador, que funciona como garantia de pagamento ao exportador, caso se cumpram todos os termos previstos na carta de crédito. Portanto, este instrumento constitui um dos documentos de transporte que oferecem mais segurança a todas as partes envolvidas no comércio internacional.

Por um lado, o exportador beneficia com a garantia do pagamento. Por outro lado, o documento também protege o importador, assegurando a travagem da transferência monetária, em caso de incumprimento do acordo.

7. Power of attorney (PoA)

Outro dos documentos de transporte vitais é o power of attorney, uma procuração que funciona como uma autorização escrita, permitindo que uma pessoa ou entidade tome decisões em nome de quem assinou.

No setor do transporte de mercadorias, o PoA utiliza-se, sobretudo, na agilização das operações de desalfandegamento de importações e exportações. Por exemplo, os despachantes aduaneiros carecem de uma procuração para representarem o importador nas alfândegas. Assim, o despachante consegue comprovar, perante a alfândega, que está mandatado para agir como representante do cliente.

8. Packing list

A packing list elenca e descreve as mercadorias e as suas embalagens. Este constitui um dos documentos de transporte que ajudam as autoridades, nos trâmites alfandegários, a localizar e identificar os produtos por lote.

Desse modo, uma packing list funciona, nos processos de desalfandegamento, como um inventário. Além disso, utiliza-se para conferir se a mercadoria expedida corresponde à informação que consta na fatura comercial.

Simultaneamente, a packing list garante que, na jornada de transporte até ao destino, a mercadoria se manuseia da forma mais adequada.

Embora não existam documentos de transporte padrão para esta formalidade, alguns elementos revelam-se fundamentais numa packing list, por exemplo:

• Conteúdo de cada embalagem;
• Peso (líquido e bruto);
• Dimensões das embalagens;
• Informações sobre o importador, o exportador e a transportadora.

9. Shipping order (SO)

Trata-se de um documento emitido pela companhia responsável pelo transporte marítimo, confirmando a disponibilidade e a reserva de espaço no navio para as mercadorias.

Além disso, este constitui um dos documentos de transporte que fornecem informações relevantes para as empresas exportadoras, nomeadamente:

• Local de levantamento dos contentores;
• Local de entrega dos contentores;
• Identificação do navio;
• Horário e duração do transporte.

10. Fatura comercial

Entre os documentos de transporte, a fatura comercial (commercial invoice) destaca-se como a base para o preenchimento de todos os outros documentos necessários na expedição de mercadorias.

Com a fatura comercial, as autoridades calculam os direitos aduaneiros e as taxas alfandegárias a aplicar. Entre os elementos obrigatórios na fatura comercial surgem, por exemplo:

• Informações sobre o expedidor e o destinatário;
• Descrição das mercadorias;
• Valor dos produtos;
• Quantidade de bens;
• Peso do envio;
• País de origem (onde a mercadoria se produziu);
• Motivo para o processo de exportação;
• Termos da venda (incoterms);
• Código do Sistema Harmonizado (código HS) das mercadorias.

11. Comprovativo de entrega (POD)

O comprovativo de entrega (proof of delivery)trata-se de um documento eletrónico ou em papel que comprova a chegada de um envio ao seu destino, em boas condições. Assim, permite otimizar o controlo dos processos de entrega.

Entre os principais elementos do comprovativo de entrega surgem, então:

• Data e hora da entrega;
• Nome do destinatário;
• Assinatura do destinatário.

12. Guia de remessa

O Regime de Bens em Circulação define os documentos de transporte que devem acompanhar todos os produtos movimentados em Portugal. Nesses inclui-se a guia de remessa.

Esta deve conter os elementos obrigatórios previstos no 4.º artigo do regime. Deverá emitir a guia de remessa antes do transporte, pois esta acompanhará a mercadoria até à descarga.

13. Guia de transporte/Carta de porte rodoviário (CMR)

Quando o transporte de mercadorias se concretiza por estrada, outro dos documentos de transporte que acompanham o envio é a carta de porte rodoviário — também conhecida como “declaração de expedição” ou “guia de transporte”.

Em suma, a carta de porte rodoviário comprova a existência de um contrato entre a transportadora rodoviária e uma empresa. Aliás, o seu modelo segue as normas do transporte rodoviário internacional de mercadorias, estabelecidas pela Convenção Relativa ao Contrato de Transporte Internacional de Mercadorias por Estrada, em 1956.

De acordo com a Aicep Portugal, precisará de quatro exemplares: um para o expedidor, outro para o transportador, o terceiro acompanha as mercadorias e o último será assinado pelo destinatário e devolvido ao expedidor.

Tratar de todos os certificados, os formulários, as faturas e os documentos de transporte necessários para agilizar a movimentação de bens pode, sem dúvida, tornar-se uma tarefa complexa. Portanto, conte com a Rangel para o apoiar!

O nosso grupo disponibiliza não só um conjunto alargado de soluções de transporte internacional de mercadorias, mas também uma vasta diversidade de serviços aduaneiros, para tornar o seu negócio mais ágil no desalfandegamento.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
Aicep Portugal Global. “Documentos de transporte para desalfandegar mercadorias: quais são?”. Acedido a 1 de setembro de 2023.
https://www.portugalexporta.pt/noticias/documentos-transporte-para-desalfandegamento
Aicep Portugal Global. “Certificado de origem: o que é e para que serve?”. Acedido a 1 de setembro de 2023.
https://www.portugalexporta.pt/noticias/certificado-de-origem
Aicep Portugal Global. “Quais são os documentos de exportação essenciais?”. Acedido a 1 de setembro de 2023.
https://www.portugalexporta.pt/noticias/documentos-exportacao
Comissão Europeia. “Documentos adicionais de desalfandegamento”. Acedido a 1 de setembro de 2023.
https://trade.ec.europa.eu/access-to-markets/pt/content/documentos-adicionais-de-desalfandegamento
Shipa Freight. “Documents list”. Acedido a 1 de setembro de 2023.
https://www.shipafreight.com/documents-list/
Eurosender. “List of required international shipping documents: the different types”. Acedido a 1 de setembro de 2023.
https://www.eurosender.com/en/sap/shipping-documents