5 estratégias para melhorar as operações num armazém pequeno

Os armazéns constituem, sem dúvida, o centro nevrálgico das operações logísticas de uma empresa. Afinal, neste espaço, desencadeiam-se uma série de etapas — como a receção de mercadorias, o seu armazenamento, o picking, a preparação e a expedição de pedidos. Todas elas devem estar devidamente coordenadas e interligadas, para garantir que os produtos chegam às mãos dos clientes, sem atrasos ou falhas. Contudo, num armazém pequeno, a gestão das operações torna-se ainda mais desafiante.

Descubra, neste artigo, algumas estratégias a implementar para maximizar o espaço de um armazém pequeno.

Será o seu armazém pequeno? Repare nestes sinais

Gerir e manter um armazém não só consiste numa tarefa desafiante, mas também onerosa. Tal deve-se à necessidade de múltiplos equipamentos específicos para movimentar as mercadorias. Além disso, o desafio deriva da exigência de equipas qualificadas, competentes e adequadamente dimensionadas, para assegurarem todas as atividades habituais do armazém.

Aliás, deve ainda considerar os diversos encargos associados ao próprio espaço. Num momento em que os preços do mercado imobiliário em Portugal continuam a valorizar e a procura de armazéns mantém-se elevada — como resposta à expansão do e-commerce — uma das principais preocupações das empresas passa por potenciar cada m².

Perante a impossibilidade financeira de adquirir ou arrendar um armazém de dimensões superiores, muitas organizações optam por aplicar novas soluções, para melhorar os fluxos de mercadorias no seu armazém pequeno, aumentando o espaço disponível para o armazenamento.

Apresentamos, então, alguns sinais de alerta que revelam que a sua empresa possui um armazém pequeno demais para atender às necessidades do negócio:

• Quando o armazém está, de forma recorrente, a trabalhar na sua máxima capacidade, utilizando locais que deveriam manter-se livres e desimpedidos (como os corredores ou a zona de carregamento/descarregamento), na prática, como espaços de armazenamento adicionais;

• Quando as backorders crescem, isto é, quando a empresa regista progressivamente mais ordens de compra processadas, mas que não pode satisfazer no imediato, devido à falta temporária de stock disponível no armazém pequeno.

5 passos para otimizar o espaço e as operações num armazém pequeno

Embora um armazém pequeno possa significar que o negócio se encontra em expansão, com vendas em crescimento, a sua gestão torna-se um verdadeiro quebra-cabeças e pode provocar múltiplos problemas, nomeadamente:

• Mais erros na receção e na expedição de mercadorias;
• Riscos de segurança e de danos superiores, devido ao excesso de stocks num local exíguo e à diminuição do espaço disponível para movimentação da carga;
• Maior probabilidade de ruturas de stock.

Para evitar falhas como estas num armazém pequeno, as empresas deverão repensar o “teatro das operações”, visando melhorar a utilização do espaço disponível. Simultaneamente, devem ainda socorrer-se de estruturas alternativas, capazes de acomodar as necessidades de stock nas épocas de picos de vendas.

Nesse sentido, selecionámos cinco passos a seguir na gestão eficiente de um armazém pequeno.

Passo 1: Repense o layout do seu armazém

A organização revela-se, certamente, um fator-chave para o bom funcionamento das operações em qualquer armazém. Todavia, torna-se um aspeto particularmente crítico no caso de um armazém pequeno. Por conseguinte, deve criar áreas definidas para cada uma das atividades, consoante:

• Espaço disponível;
• Equipamentos necessários;
• Número de colaboradores a trabalhar em cada etapa;
• Rotação dos produtos;
• Características das mercadorias armazenadas.

Além de preverem zonas de carga e descarga, de armazenamento, preparação de pedidos e expedição — presentes no design tradicional de qualquer armazém —, as empresas deverão ainda contemplar a hipótese de criar espaços de suporte às atividades, tais como, por exemplo:

• Área para receção de devoluções;
• Zona de escritório para atividades administrativas;
• Sala de manutenção;
• Casas de banho;
• Espaços destinados aos colaboradores.

Aliás, existem diversos modelos de design de armazéns que pode adotar, sendo mais comuns os layouts em forma de “U”, “I” e “L”. Em primeiro lugar, torna-se crucial compreender qual será o modelo mais adaptável às características do seu negócio. Só assim, com base num planeamento robusto, conseguirá distribuir melhor os elementos fundamentais no espaço de um armazém pequeno, melhorando os fluxos de mercadorias.

Passo 2: Maximize o espaço disponível

Existem diversas estratégias para as empresas maximizarem o espaço disponível num armazém pequeno. Entre elas destaca-se, por exemplo, o armazenamento em altura. Desse modo, através da implementação de estantes industriais ou do desenvolvimento de plataformas do tipo mezzanine, as empresas conseguem adicionar novos níveis de armazenagem mais elevados.

Outra solução passa pela redução da largura dos corredores — se possível. Contudo, lembre-se: o esforço na otimização do espaço de um armazém pequeno nunca deverá colocar em causa a segurança das operações.

H3: Passo 3: Crie uma metodologia para armazenar os stocks

Para que as operações num armazém pequeno decorram com fluidez, sem sobressaltos, não basta potenciar o espaço disponível. Com efeito, revela-se vital definir também métodos de armazenamento que agilizem os fluxos de trabalho e das mercadorias.

Por exemplo, no armazenamento de produtos com data de validade ou em risco de ficarem obsoletos, a estratégia de gestão de stocks “First In, First Out” (FIFO) será a mais adequada, pois permite expedir em primeiro lugar os bens mais antigos. Do mesmo modo, os artigos com maior rotação devem colocar-se em locais acessíveis, perto da zona de expedição.

Passo 4: Recorra à tecnologia

Por vezes, o maior problema num armazém não é a sua dimensão, mas sim o facto de estar repleto de mercadorias com pouca rotação ou produtos sazonais. Certamente, esta situação de excesso de stocksexerce um impacto negativo no quotidiano das empresas, de múltiplas formas.

Por um lado, estas mercadorias ocupam espaço que poderia utilizar-se para acomodar outros produtos com maior rotação e rentabilidade. Por outro lado, o excesso de stocksincrementa o risco de danos e obsolescência. Além disso, recorde-se o peso dos custos de manutenção de stocks. Por último, stocks em excesso impactam os fluxos de caixa das organizações.

Embora o controlo de inventários seja uma preocupação para todas as empresas, torna-se ainda mais relevante na gestão das operações de um armazém pequeno.

Por conseguinte, as organizações deverão recorrer a softwares de gestão de inventários e de armazéns, calculando com maior rigor o nível de stock de segurança, elaborando previsões de vendas metodicamente e delineando um planeamento das operações em armazém mais adequado. Desse modo, conseguem libertar espaço nos seus armazéns e evitar acumular mercadorias em excesso.

Passo 5: Pondere outras soluções de armazenamento que complementem o seu armazém pequeno

Mesmo respeitando todos os passos anteriores, as empresas podem continuar a debater-se com falta de espaço nos seus armazéns, principalmente em épocas de picos de vendas, nas quais surge uma maior necessidade de acomodação do aumento de pedidos dos clientes. Se este é o caso da sua empresa, pode considerar recorrer a novas soluções de armazenagem, como self-storage, ou outras alternativas providenciadas por um parceiro logístico de confiança.

Se o seu negócio está em crescimento e carece de melhorias na logística de armazém, para conseguir dar resposta ao aumento das vendas, conte com o apoio do grupo Rangel. Disponibilizamos um amplo conjunto de soluções de armazenagem, que incluem ferramentas desde a receção de produtos e seu armazenamento à expedição e entrega final ao cliente. Contacte-nos!

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
Mecalux. “Warehouse too small? What to do when the walls start closing in”. Acedido a 27 de abril de 2023.
https://www.mecalux.com/blog/small-warehouse
APEX. “Small footprint, big opportunity — 10 tips to maximize your small warehouse”. Acedido a 27 de abril de 2023.
https://www.apexwarehousesystems.com/small-footprint-big-opportunity-10-tips-to-maximize-your-small-warehouse/
AMS. “Small warehouse layout: How to design a small space”. Acedido a 27 de abril de 2023.
https://www.amsc-usa.com/blog/small-warehouse-layout/
Bloom. “Warehouse setup guide: setting up an efficient small warehouse”. Acedido a 27 de abril de 2023.
https://www.letsbloom.com/blog/warehouse-setup/