10 passos para melhorar a produtividade em armazém

As organizações enfrentam, hoje, sem dúvida, enormes desafios na gestão das suas operações logísticas. Além de lidarem com a crescente complexidade das cadeias de abastecimento e as céleres transformações dos hábitos de consumo, as empresas gerem ainda outros problemas, como a urgência no incremento da sustentabilidade das operações. Estes desafios na supply chain exigem, certamente, um esforço contínuo para melhorar a produtividade em armazém.

Afinal, o bom funcionamento de um armazém implica a coordenação de múltiplas tarefas: da gestão e do controlo dos inventários, passando pela receção e pelo armazenamento das mercadorias, até ao picking, à preparação e à expedição de pedidos.

Por conseguinte, uma falha num destes elos logísticos pode colocar em causa o funcionamento de toda a cadeia de abastecimento. Neste artigo, apontamos alguns aspetos a acautelar para reforçar a produtividade em armazém.

Guia para aperfeiçoar a eficácia e a produtividade em armazém

Mercadorias, equipamentos e pessoas: estes constituem, então, os três vértices das operações num centro de distribuição ou armazém, a monitorizar e coordenar devidamente para assegurar mais velocidade e eficiência nos processos logísticos.

Os principais cuidados para melhorar a produtividade em armazém incluem, por exemplo:

1. Definir o layout mais indicado

“Organização” é, inegavelmente, a palavra-chave para a produtividade em armazém. Sem ela, não identificará a localização das mercadorias, nem controlará os stocks.

O primeiro passo para organizar as operações consiste na definição de um layout apropriado para o seu armazém, isto é, na determinação da disposição e da interligação dos diversos processos. Desse modo, conseguirá melhorar os fluxos de trabalho, acelerar a movimentação de mercadorias e diminuir as deslocações supérfluas.

A configuração mais comum consiste, então, no layout em forma de “U”. Neste caso, as operações organizam-se num semicírculo, no qual a receção das mercadorias surge num lado e, no lado oposto, situam-se as operações de expedição. Já a parte central dedica-se ao armazenamento.

Além deste layout clássico, existem outras opções (por exemplo, formato “I” ou “L”), que, consoante as necessidades específicas da empresa, podem melhorar a produtividade em armazém.

2. Maximizar o espaço disponível

Todavia, não basta dotar o seu armazém da estrutura mais indicada. Afinal, revela-se igualmente crucial que os gestores otimizem o espaço em armazém, assegurando o aproveitamento de cada m² disponível. Contudo, como o poderá garantir?

Uma estratégia possível seria implementar um controlo mais rigoroso e em tempo real dos stocks, evitando o excesso de mercadorias em armazém. Assim, este passaria a armazenar apenas os produtos estritamente necessários em cada momento.

Além disso, cada vez mais organizações procuram soluções de armazenagem verticais, (como, por exemplo, estantes de paletes equipadas com transelevadores), para otimizar o espaço do armazém em altura. Similarmente, a largura dos corredores pode reduzir-se, desde que se garantam condições de segurança e passagem de equipamentos ou mercadorias.

3. Digitalizar a gestão do armazém

A gestão de um armazém implica a coordenação de múltiplas tarefas e diversos atores (como, por exemplo, fornecedores, colaboradores e parceiros 3PL). Portanto, para assegurar uma gestão adequada desta intrincada teia de operações logísticas — sem erros no processamento de pedidos ou no controlo dos stocks, nem “tempos mortos” entre cada etapa —, revela-se fundamental recorrer a tecnologias especializadas e softwares, como, por exemplo, Warehouse Management Systems (WMS).

Estes sistemas que melhoram a produtividade em armazém permitem, então:

• Rastrear profundamente as operações, criando visibilidade em tempo real;
• Detetar eventuais ineficiências;
• Tomar as melhores decisões (por exemplo, determinar as rotas de pickingmais rápidas, reduzindo o tempo despendido nas deslocações);
• Automatizar tarefas.

4. Selecionar o melhor método de identificação de produtos

Uma das premissas essenciais para a elevada produtividade em armazém consiste em ter acesso, em qualquer momento, a informação como, por exemplo: produtos armazenados, suas quantidades e sua localização.

Para alcançar este nível de rastreabilidade, torna-se, portanto, fundamental realizar uma correta identificação dos produtos. As soluções mais comuns para identificar artigos incluem, então:

• Código de barras —trata-se de uma metodologia acessível, simples, de baixo custo e, assim, massificada. Neste caso, a identificação consiste numa impressão de um conjunto de barras (seguindo os padrões de codificação homologados) numa etiqueta. Posteriormente, um leitor de código de barras lê a etiqueta, comunicando a informação diretamente ao sistema de gestão;
• Etiqueta RFID —a identificação dos produtos utiliza radiofrequência (Radio Frequency Identification — RFID), ou seja, recorre a ondas de rádio para identificar automaticamente e partilhar remotamente informações sobre um produto. Além disso, esta tecnologia apresenta uma particularidade, pois, ao contrário dos códigos de barras tradicionais, permite a leitura de inúmeras tags RFID simultaneamente, mesmo que não estejam visíveis ou em contacto direto com um leitor.

5. Escolher o método de gestão de stocks mais adequado para o negócio

Como o espaço em armazém é finito e os custos associados à gestão e ao armazenamento de stocks são elevados, as empresas tomam, diariamente, decisões com impacto direto no negócio e na produtividade em armazém.

Afinal, que produtos deve manter armazenados? Qual será a melhor estratégia de armazenamento? Para prevenir problemas como rutura de stocksou stocks em excesso, existem diversas metodologias de gestão de stocks.

Aliás, destacam-se dois métodos, focados no controlo dos inventários, que otimizam a produtividade em armazém:

• Análise ABC —classifica o inventário em três categorias: “A” (produtos com maior peso na faturação, portanto, mais relevantes); “B” (artigos com um nível intermédio de relevância na faturação) e “C” (mercadorias com um peso reduzido na faturação, mas que tendem a ocupar 50% do inventário disponível);
• Just in time — baseia-se nos princípios da metodologia lean e da logística lean, pretendendo reduzir os custos com aquisição e gestão do inventário. Neste método, os produtos chegam ao armazém pouco antes de seguirem para a próxima etapa do processo logístico.

Além destas abordagens à produtividade em armazém, existem outras que visam facilitar a gestão das mercadorias:

• First In, First Out (FIFO) —expedem-se primeiro as primeiras mercadorias a chegar ao armazém;
• First Expired, First Out (FEFO) — a ordem de saída dos produtos determina-se consoante a sua data de validade;
• Last In, First Out (LIFO) — escoam-se primeiro os últimos produtos a chegar ao armazém.

6. Estabelecer a estratégia de picking mais apropriada

A recolha e a separação dos pedidos dos clientes (picking) consistem nas etapas que consomem mais tempo e recursos humanos num armazém. Além disso, revelam-se particularmente vulneráveis a erros e atrasos.

Importa, assim, escolher a estratégia de picking mais adequada entre as usuais, para garantir a produtividade em armazém:

• Picking discreto — ideal para empresas que gerem armazéns com stocks reduzidos;
• Picking por zona — com operadores responsáveis pela recolha de produtos em cada zona específica do armazém;
• Picking por lote — cada operador recolhe os produtos correspondentes a um grupo de pedidos, numa só deslocação;
• Picking por onda — o picking concretiza-se em períodos específicos (ondas), para facilitar outros processos que decorrem no armazém.

7. Apostar em equipamentos de armazém de elevada qualidade

Múltiplos materiais e equipamentos (caixas, contentores, estantes, mezzanines, empilhadores, porta-paletes, transelevadores, entre outros) revelam-se absolutamente fulcrais para garantir agilidade nas operações em armazém.

Portanto, a seleção dos equipamentos mais adequados, a par da sua correta utilização e manutenção, proporciona mais segurança, tranquilidade e produtividade em armazém.

8. Reforçar a segurança

Um aspeto que nunca deverá menosprezar na melhoria da produtividade em armazém consiste na segurança. Proteger o bem-estar dos operadores do armazém e prevenir eventuais riscos e ameaças revela-se, certamente, vital. Além disso, também deverá zelar pela integridade das mercadorias. Afinal, lembre-se: qualquer incidente no armazém pode provocar atrasos e disrupções nas operações.

Portanto, recomenda-se o investimento em:

• Sinalização e iluminação adequada para o armazém;
• Cumprimento das normas de segurança (por exemplo, utilização de equipamento de proteção individual);
• Formação para a utilização dos equipamentos em armazém;
• Adoção de boas práticas de armazenamento, evitando quedas de carga e outros incidentes.

9. Formar e envolver as equipas

A melhoria da produtividade em armazém nunca se alcançará sem envolver as equipas! Por conseguinte, torna-se premente assegurar a formação de todos os colaboradores, para alcançarem o máximo desempenho e a melhor coordenação nos processos logísticos, evitando movimentos desnecessários.

Assim, cada colaborador deverá não só compreender com detalhe as suas tarefas e responsabilidades específicas, mas também a estratégia geral da empresa. Lembre-se: uma equipa bem formada (e informada) ajudará a organização a tornar-se mais eficiente e a detetar proativamente como otimizar a produtividade em armazém.

10. Realizar auditorias e avaliações regulares

Como os padrões da procura e as dinâmicas do armazém se encontram em constante transfiguração, torna-se necessário rever, periodicamente, os processos. Assim, conseguirá identificar as operações que necessitam de ajustes e a origem dos desperdícios, para poder implementar ações concretas que otimizem a produtividade em armazém.

Para garantir rigor e precisão nesta avaliação de processos, deverá definir métricas e indicadores específicos para cada área de atividade. Poderá, então, examinar key performance indicators (KPI) quantitativos ou qualitativos.

Se atentar nestes aspetos na gestão do seu armazém, conseguirá reduzir os desperdícios de tempo, eliminar redundâncias, minimizar os erros, diminuir os custos e, assim, melhorar a produtividade em armazém.

A sua empresa necessita de soluções de armazenagem capazes de dar resposta às exigências do mercado? Então, contacte o grupo Rangel. A nossa equipa especializada vai auxiliá-lo na implementação de uma estratégia de armazenamento adequada às necessidades do seu negócio, incrementando a produtividade em armazém.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ShipBob. “Warehouse productivity guide for 2023”. Acedido a 2 de novembro de 2023.
https://www.shipbob.com/blog/warehouse-productivity/
Logistics Planning Consultants. “The warehouse productivity guide: how to improve warehouse productivity & efficiency”. Acedido a 2 de novembro de 2023.
https://blog.lpcinternational.co.uk/improve-warehouse-productivity
Mecalux. “Improving warehouse productivity: a step-by-step guide”. Acedido a 2 de novembro de 2023.
https://www.mecalux.com/blog/improve-warehouse-productivity