Auditoria logística: o que é e como fazer corretamente?

Para que as operações logísticas de uma empresa funcionem bem, é fundamental contar com o apoio das melhores tecnologias e dos colaboradores mais preparados. Mas, por vezes, estes dois aspetos podem não ser suficientes. Através de uma auditoria logística, é possível fazer o levantamento e a análise dos processos das diversas etapas da cadeia de abastecimento e perceber o que pode ser melhorado dentro da organização.

Descubra como a implementação de uma auditoria logística pode ajudar o seu negócio a ser mais eficiente.

Auditoria logística: o que é e como preparar?

As auditorias são processos de inspeção que verificam se as atividades de uma entidade estão em conformidade. Neste sentido, é feita uma análise minuciosa às operações da organização para perceber se os procedimentos implementados cumprem com as normas e os regulamentos. É igualmente possível identificar ineficiências e obter propostas de soluções para os problemas detetados.

Dessa forma, as auditorias logísticas são um instrumento útil para as organizações obterem uma radiografia e um diagnóstico rigoroso sobre o seu desempenho no que concerne aos processos relacionados com a logística e a cadeia de abastecimento.

Por exemplo, gerir inventários e todas as operações de armazém (para garantir que os produtos estão sempre disponíveis) ou fazer uma gestão do transporte e assegurar as entregas a tempo e horas são apenas algumas etapas da supply chain que envolvem um grande número de operações, de colaboradores e de parceiros. Assim, tudo deve estar devidamente coordenado para evitar disrupções ou problemas logísticos.

Contudo, na voragem dos dias, pode ser difícil para as equipas que participam habitualmente nestes processos terem um olhar analítico e identificarem eventuais ineficiências que estejam a causar entropias no funcionamento da cadeia de abastecimento. É precisamente essa análise independente e crítica que a auditoria logística oferece. Mas em termos práticos, qual é a melhor forma de implementar um processo de auditoria logística? Eis alguns aspetos que devem ser ponderados:

Auditoria interna ou externa

Um dos primeiros passos é definir como será, então, feita a auditoria. A empresa poderá recorrer a uma solução interna, através da nomeação de uma equipa de colaboradores que ficará encarregada de executar este processo. No entanto, os colaboradores escolhidos não deverão auditar os seus próprios departamentos.

Outra opção é recorrer ao apoio de consultores externos e independentes para realizar a auditoria. Neste caso, existe a vantagem de ser uma avaliação feita por peritos especializados, dotados de uma visão crítica e imparcial sobre o desempenho das operações.

Definir o âmbito da auditoria

Para dar início ao processo de auditoria logística, é fundamental definir os objetivos que se pretende alcançar. Por exemplo: diminuir os tempos de entregas, reduzir os custos logísticos das operações em armazém ou melhorar os níveis de satisfação dos clientes. Da mesma forma, é importante fazer o mapeamento dos processos e das tarefas que a empresa quer avaliar e identificar os departamentos que serão analisados.

Estabelecer os KPI

Um outro aspeto a definir previamente são as métricas e os key performance indicators (KPI) para aferir o desempenho e a qualidade dos processos. Estas variáveis poderão assim ser de natureza quantitativa ou qualitativa.

Implementar uma auditoria logística em três passos

Definido o âmbito e escolhida a metodologia que será usada para a realização da auditoria logística, é o momento de passar à fase de implementação. Tipicamente, os processos de auditoria logística contemplam três passos:

• Recolha de dados: Esta é a fase de “trabalho de campo” e de observação, na qual o auditor vai recolher os dados detalhados sobre cada processo da etapa do ciclo logístico. Por exemplo, num armazém serão analisados aspetos como o layout do espaço, os sistemas de gestão usados para organizar o espaço e as mercadorias, e a forma como estão desenhados os fluxos de pessoas e de produtos.
• Análise: Recolhidas as informações e os dados necessários, o auditor vai então avaliá-los e “calibrar” o desempenho de cada etapa do ciclo logístico para identificar os pontos fortes e fracos da organização.
• Relatório com propostas de melhoria: A última fase da auditoria logística assenta na produção de um relatório em que o auditor propõe a implementação de medidas concretas para resolver os problemas detetados e aumentar a eficiência em todos os processos logísticos – desde a gestão do espaço disponível em armazém até à definição de rotas de transporte.

Quatro grandes benefícios gerados por uma auditoria logística

Tal como um cidadão deve fazer um check-up para avaliar a sua saúde, também as empresas que operam na cadeia de abastecimento deverão implementar auditorias aos seus processos logísticos para avaliar o seu desempenho. Entre os principais benefícios, podemos, pois, destacar os seguintes:

Deteta problemas

Por vezes, as empresas consideram que os seus processos estão corretos e funcionam bem, embora muitos deles sejam obsoletos e causem entropias. A auditoria logística permite detetar as ineficiências que escapam à atenção e ao conhecimento das equipas e propor soluções mais adequadas.

Por exemplo, nos armazéns das empresas de menor dimensão, é comum assistirmos à realização manual de tarefas. Contudo, existem ferramentas e soluções tecnológicas que permitem automatizar esses processos, melhorando a velocidade das operações e diminuindo as situações de erros e inconformidades.

Melhora os níveis de eficiência das empresas

Do mesmo modo, as auditorias logísticas permitem identificar processos obsoletos, sistemas desatualizados, layouts desadequados, prazos que podem ser encurtados, operações que devem ser automatizadas e custos que podem ser eliminados ou reduzidos.

Apoia as equipas de gestão na tomada de decisões

Os relatórios das auditorias de logística são documentos fundamentais para ajudar as equipas de gestão a tomar decisões mais informadas, com maior confiança e com menos riscos.

Contribui para o aumento da competitividade das organizações

Num contexto de profundas transformações no funcionamento das supply chains globais, as empresas do setor logístico têm de ser cada vez mais ágeis e eficientes para se manterem competitivas. Por conseguinte, através da implementação de auditorias logísticas periódicas, as organizações conseguem melhorar o seu grau de eficiência, garantindo que estão alinhadas com as melhores práticas do setor.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
Comprovei, “Auditoria logística: o que é?”. Acedido a 15 de setembro de 2022.
https://comprovei.com/
Benner, “Como fazer auditoria logística e quais são os benefícios?”. Acedido a 15 de setembro de 2022.
https://www.benner.com.br
Grupo TPC, “Como fazer a auditoria logística?”. Acedido a 15 de setembro de 2022.
https://www.grupotpc.com/blog/
Interlake Mecalux, “The value of a logistics audit”. Acedido a 15 de setembro de 2022.
https://www.interlakemecalux.com/blog/